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02/09/2018 Luanda Full-Time

Secretária

Empregador: ANÓNIMO

Idade: de 25 a 35 anos

Experiência: de 2 a 5 anos

Grau Académico: Bacharelato

Descrição Sumária:

Secretária
para Luanda

Assessora direcções, gerir informações, auxiliando na execução de tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos;
Coordenar e controlar equipes e actividades;
Controlar documentos e correspondências;
Atender usuários externos e internos;
Organizar eventos e viagens e prestar serviços em idioma estrangeiro. Assessora nas actividades de ensino, pesquisa e extensão.


Descrição Detalhada:

Assessorar direções:
Administrar agenda pessoal das direcções;
Despachar com a direcção;
Colher assinatura;
Priorizar, marcar e cancelar compromissos;
Definir ligações telefónicas;
Administrar pendências;
Definir encaminhamento de documentos;
Assistir à direcção em reuniões;
Secretariar reuniões.

Atender pessoas:
Decepcionar pessoas;
Fornecer informações;
Atender pedidos, solicitações e chamadas telefónicas;
Filtrar ligações;
Anotar e transmitir recados;
Orientar e encaminhar pessoas;
Prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

3Gerenciar informações:
Ler documentos;
Levantar informações;
Consultar outros departamentos;
Criar e manter actualizado banco de dados;
Cobrar acções, respostas, relatórios;
Controlar cronogramas, prazos;
Direccionar informações;
Acompanhar processos;
Reproduzir documentos;
Confeccionar clippings.


4Elaborar documentos:
Redigir textos, inclusive em idioma estrangeiro;
Pesquisar bibliografia;
Elaborar relatórios;
Digitar e formatar documentos;
Elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos;
Preparar apresentações;
Transcrever textos; taquigrafar ditados, discursos, conferências, palestras, inclusive em idioma estrangeiro;
Traduzir em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da instituição.

5Controlar correspondência:
Receber, controlar, triagem, destinar, registar e protocolar correspondência e correspondência electrónica (e-mail);
Controlar malote.

Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento;
Fazer check-list;
Pesquisar local;
Reservar e preparar sala;
Enviar convite e convocação;
Confirmar presença;
Providenciar material, equipamentos e serviços de apoio;
Dar suporte durante o evento;
Providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direcções (passaporte, vistos).


Qualidades Pessoais:

Resiliência
Auto-conhecimento dos pontos fortes e fracos
Discrição
Paciência
Inteligência emocional
Ética
Etiqueta (educação, postura, comportamento, aparência pessoal)
Responsabilidade e respeito (superiores, colegas e subalternos)
Comunicação clara e objectiva
Domínio da língua portuguesa
Domínio da língua inglesa
Organização do tempo

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